Учёт расходов: Как правильно оформить чеки, накладные и другие документы?

Здравствуйте, экономные и дальновидные предприниматели! В одной из прошлых статей мы выяснили, что на системах налогообложения УСН «Доходы минус расходы» и ОСНО можно (и нужно!) уменьшать налогооблагаемую базу на сумму понесенных затрат. Но здесь есть один железный принцип, который каждый должен выучить как мантру: «Нет документа — нет расхода».

Вы можете потратить хоть миллион на самое нужное оборудование, но если у вас нет правильно оформленной «бумажки», для налоговой инспекции этой траты просто не существует. А значит, вы заплатите налог с полной суммы дохода, как будто этих расходов и не было.

Давайте разберемся, как собирать и оформлять документы по расходам, чтобы ваш кошелек не страдал.

Три кита, на которых держится любой расход

Чтобы налоговая приняла ваш расход, он должен соответствовать трем критериям из Налогового кодекса РФ:

Экономическая обоснованность. Расход должен быть направлен на получение дохода. Покупка ноутбука для дизайнера — обоснованно. Покупка игровой приставки в офис — уже сомнительно (если вы не студия по разработке игр).
Документальное подтверждение. У вас должны быть оригиналы первичных документов, оформленные без ошибок. Об этом — вся наша сегодняшняя статья.
Факт совершения. Товар должен быть получен, услуга — оказана.

Если хотя бы один из пунктов не выполняется, расход могут снять, а налоги — доначислить.

Собираем «коллекцию» правильных документов

В зависимости от того, что и у кого вы покупаете, подтверждающие документы будут разными.

1. Покупка за наличные или бизнес-картой в магазине

Главный документ: Кассовый чек из онлайн-кассы (ККТ).

На что смотреть в чеке?

QR-код: Обязательный элемент. По нему можно проверить легальность чека на сайте ФНС.
Наименование товара/услуги: В чеке должно быть четко написано, что вы купили. Просто «Товар» или «Позиция по свободной цене» не подойдет.
ИНН продавца.
Дата и время покупки.

Важно: Слип из банковского терминала (маленькая бумажка, которая вылезает при оплате картой) не является подтверждающим документом! Он лишь доказывает факт списания денег, но не говорит, за что вы заплатили. Всегда берите именно кассовый чек.

2. Покупка товаров у другой компании (ООО или ИП)

Главные документы: Товарная накладная (ТОРГ-12) или УПД (Универсальный передаточный документ).

Мы уже говорили о них в прошлой статье, но теперь смотрим с позиции покупателя. Ваша задача — проверить и подписать этот документ при получении товара. Ваша подпись подтверждает, что вы приняли товар в указанном количестве и качестве. Один экземпляр вы забираете себе. Без него списать стоимость закупленных товаров в расходы нельзя.

3. Оплата услуг другой компании или специалиста

Главный документ: Акт выполненных работ (оказанных услуг).

Та же история, что и с накладной. Акт — ваше все. В нем должно быть подробно описано, какую услугу вам оказали. «За консультационные услуги» — плохо. «За консультационные услуги по анализу рынка для нового продукта "Супер-Гаджет" по договору №123» — хорошо. Не стесняйтесь просить контрагентов детализировать предмет акта. И, конечно, на нем должны быть подписи обеих сторон.

4. Сотрудник (или вы сами) купил что-то для бизнеса за свои деньги

Это очень частая ситуация. Например, вы дали менеджеру наличные на покупку картриджа для принтера, или сами купили его по дороге в офис со своей личной карты. Как это оформить?

Главный документ: Авансовый отчет.

Это документ, который «связывает» личные траты сотрудника с расходами компании.

Схема выглядит так:

Выдача денег: Выдаете сотруднику деньги из кассы (по расходному кассовому ордеру) или переводите на карту. Это аванс.
Покупка: Сотрудник идет в магазин, покупает картридж и обязательно берет кассовый чек.
Отчет: Сотрудник заполняет бланк авансового отчета, где указывает, на что потратил деньги, и прикладывает к нему тот самый чек.
Утверждение: Вы (как руководитель) проверяете отчет, утверждаете его, и расход официально становится расходом компании. Остаток денег сотрудник возвращает в кассу, или вы возмещаете ему перерасход.

Если вы ИП и тратите свои личные деньги, вы можете оформлять авансовый отчет на самого себя. Это самый чистый способ учесть такие расходы.

Что делать, чтобы ничего не потерять?

Фотографируйте чеки. Чернила на термобумаге выцветают за несколько месяцев. Сделайте фото или скан чека сразу после покупки.
Используйте приложения. Существуют сервисы, которые распознают данные с чеков по QR-коду и хранят их в облаке.
Заведите папку для первички. Складывайте все бумажные оригиналы в одно место. Раз в неделю или в месяц разбирайте и подшивайте их.
Проверяйте документы «не отходя от кассы». Получили акт или накладную от поставщика — сразу проверьте все реквизиты, наименования и наличие подписей.

Заключение

Дисциплина в сборе и оформлении расходных документов — это прямая инвестиция в снижение вашей налоговой нагрузки. Помните, что для налогового инспектора не существует устных договоренностей и понятий «я забыл взять чек». Есть только документ. Правильно оформленный, с подписями и всеми реквизитами.

Начните относиться к каждому чеку и каждой накладной как к деньгам. Ведь, по сути, так оно и есть.

Хотите, чтобы учет расходов перестал быть головной болью? Мы продолжим делиться лайфхаками и профессиональными секретами в нашем блоге.

А если вы готовы перейти на новый уровень и автоматизировать сбор документов, попробуйте наше приложение Cashflow360. Оно умеет распознавать чеки, интегрироваться с поставщиками через ЭДО и автоматически формировать книгу учета доходов и расходов. Превратите учет затрат из обязанности в удобный инструмент контроля!