Учет расчетов с поставщиками и покупателями: Дебиторка и Кредиторка

Здравствуйте, уважаемые управленцы! Сегодня мы поговорим о двух понятиях, которые напрямую влияют на самое ценное, что есть у бизнеса, — на его денежный поток. Это дебиторская и кредиторская задолженности. В деловом сленге — «дебиторка» и «кредиторка».

Многие начинающие предприниматели смотрят только на прибыль в отчетах и не понимают, почему при отличной прибыли денег на счете постоянно нет. Очень часто ответ кроется именно в этих двух словах.

Что такое Дебиторская задолженность («Дебиторка»)?

Дебиторская задолженность — это все, что должны вам. Это деньги ваших клиентов, которые они еще не заплатили за товары, которые вы им уже отгрузили, или за услуги, которые вы им уже оказали.

Простой пример: Вы — IT-студия. Вы разработали сайт для ООО «Ромашка» и подписали акт на 100 000 рублей. По договору у «Ромашки» есть 14 дней на оплату. Вот эти 100 000 рублей на эти 14 дней — это ваша дебиторская задолженность.

Почему это важно?

Это ваш актив. Да, дебиторка — это актив в вашем балансе. Это ваши будущие деньги.
Это «замороженные» деньги. Пока клиент вам не заплатил, вы не можете использовать эти средства для оплаты аренды, зарплаты или закупки материалов. Вы, по сути, бесплатно кредитуете своего клиента.
Это риск. Есть риск, что клиент вам не заплатит вовсе. Тогда дебиторка превратится из «плохой» в «безнадежную», и вы понесете прямой убыток.

Управлять дебиторкой — значит делать все, чтобы клиенты платили вам вовремя. Это включает в себя напоминания о сроках, регулярные сверки и, в крайнем случае, претензионную работу.

Что такое Кредиторская задолженность («Кредиторка»)?

Кредиторская задолженность — это все, что должны вы. Это ваши обязательства перед поставщиками, подрядчиками, сотрудниками и государством.

Простой пример: Вы — кофейня. Поставщик привез вам партию зерен на 30 000 рублей с отсрочкой платежа в 30 дней. Эти 30 000 рублей на этот месяц — ваша кредиторская задолженность перед поставщиком. Сюда же относится невыплаченная зарплата на конец месяца или неперечисленные налоги.

Почему это важно?

Это ваш пассив. Это ваше обязательство, которое нужно будет погасить.
Это бесплатные деньги. Когда вы берете товар с отсрочкой, вы, по сути, пользуетесь деньгами поставщика. Вы можете уже продать кофе из этих зерен, получить живые деньги от клиентов и только потом расплатиться с поставщиком. Это мощный инструмент для управления денежным потоком.
Это риск. Если вы не заплатите вовремя, вы рискуете испортить отношения с поставщиком, нарваться на штрафы и пени по договору и, в будшем случае, получить судебный иск.

Управлять кредиторкой — значит планировать свои платежи так, чтобы всегда выполнять обязательства в срок, не допуская просрочек.

Баланс — ключ к успеху

Идеальная ситуация — это когда ваша дебиторка и кредиторка сбалансированы. В идеальном мире сроки оплаты от ваших клиентов должны быть короче, чем сроки, которые вы должны поставщикам.

Пример: Вы договорились с клиентами, что они платят вам в течение 7 дней. А с поставщиками — что вы платите им в течение 30 дней. Это дает вам 23 дня, в течение которых вы можете свободно пользоваться деньгами, полученными от покупателей, для развития бизнеса.

Кассовый разрыв — это ситуация, когда вам нужно платить по своим счетам (погашать кредиторку), а деньги от клиентов (дебиторка) еще не пришли. Это одна из самых частых причин банкротства прибыльных на бумаге компаний.

Акт сверки — главный инструмент управления долгами

Как убедиться, что вы и ваш контрагент одинаково видите состояние ваших взаиморасчетов? Для этого существует акт сверки взаимных расчетов.

Это документ, в котором вы и ваш партнер отражаете все операции (поставки, оказание услуг, оплаты) за определенный период и выводите итоговое сальдо — кто кому и сколько должен на дату сверки.

Зачем нужен акт сверки?

Найти ошибки. Кто-то мог забыть внести платеж в учет, учесть не ту сумму и т.д. Сверка помогает выявить и исправить эти ошибки.
Подтвердить долг. Подписанный обеими сторонами акт сверки является официальным признанием долга. В суде это будет весомым аргументом.
Держать руку на пульсе. Регулярная сверка (например, раз в квартал) — это хорошая бизнес-гигиена, которая помогает поддерживать порядок в расчетах.

Заключение

Не относитесь к дебиторке и кредиторке как к чему-то абстрактному. Это живые деньги, которые либо работают на вас, либо против вас.

Активно работайте с дебиторкой: добивайтесь своевременной оплаты от клиентов.
Грамотно используйте кредиторку: пользуйтесь отсрочками платежа, но никогда не нарушайте сроки.
Регулярно проводите сверки с ключевыми партнерами.

Контроль над этими двумя показателями даст вам контроль над денежным потоком, а значит — и над всем вашим бизнесом.

Хотите научиться строить платежный календарь и прогнозировать кассовые разрывы? Наш блог поможет вам освоить и эти инструменты.

Читате нас, не пропустите самые важные материалы по управлению финансами!

А если вы хотите видеть всю картину по дебиторке и кредиторке в реальном времени на одном экране, попробуйте наше приложение Cashflow360. Оно автоматически отслеживает сроки оплаты, показывает, кто и сколько вам должен, и напоминает о предстоящих платежах. Управляйте долгами, а не позволяйте им управлять вами!