Учет подотчетных сумм: Командировки, представительские расходы

Здравствуйте, уважаемые руководители! Часто в бизнесе возникают ситуации, когда сотруднику нужно выдать деньги на определенные цели: съездить в командировку, купить канцтовары, встретить делового партнера. Такие деньги называются подотчетными суммами.

Главное правило здесь — за каждый выданный рубль сотрудник должен отчитаться, предоставив подтверждающие документы. Если этого не сделать, налоговая может счесть эти деньги доходом сотрудника и доначислить НДФЛ и страховые взносы. Сегодня мы разберем две самые сложные и строго контролируемые категории таких расходов.

Авансовый отчет — всему голова

Мы уже упоминали этот документ, но здесь он играет ключевую роль. Авансовый отчет — это универсальная форма, с помощью которой сотрудник отчитывается за потраченные подотчетные средства. К нему он прикладывает все чеки, билеты, квитанции и другие «бумажки». Без авансового отчета списать расходы невозможно.

Категория 1: Командировочные расходы

Отправка сотрудника в командировку — это целый комплекс расходов. Что можно учесть?

Проезд: Билеты на самолет, поезд, автобус. Подтверждаются самими билетами, посадочными талонами.
Проживание: Счета и чеки из гостиниц.
Суточные: Это особая категория. Суточные — это деньги, которые выдаются сотруднику на покрытие его личных расходов в поездке (питание, местный транспорт). Их не нужно подтверждать чеками! Однако установлены лимиты, в пределах которых суточные не облагаются НДФЛ:
- 700 рублей в день для командировок по России.
- 2 500 рублей в день для заграничных командировок. Вы можете платить и больше, но с суммы превышения придется удержать НДФЛ.
Иные расходы: Например, сборы за услуги аэропортов, расходы на проезд до вокзала/аэропорта, если они согласованы с руководством.

Документальное оформление командировки:

Приказ о направлении в командировку. Это основание для всей поездки.
Авансовый отчет по возвращении. Сотрудник обязан сдать его в течение 3 рабочих дней после возвращения.
Все подтверждающие документы: билеты, посадочные талоны (обязательно сохраняйте!), счета из отелей, чеки.

Категория 2: Представительские расходы

Это, пожалуй, самые «опасные» расходы с точки зрения налоговой. К ним относятся затраты на проведение официальных приемов и переговоров с деловыми партнерами (как потенциальными, так и действующими).

Что можно включить?

Затраты на официальный завтрак, обед или ужин в ресторане.
Буфетное обслуживание во время переговоров.
Транспортное обеспечение участников.
Аренда помещения для переговоров.

Чего здесь быть не должно?

Расходов на развлечения, отдых, посещение культурных мероприятий.
Оплаты проживания для партнеров.

Железные правила документального оформления: Простого чека из ресторана категорически недостаточно. Чтобы подтвердить представительские расходы, у вас должен быть целый пакет документов:

Приказ руководителя о проведении деловой встречи.
Смета расходов, утвержденная руководителем.
Программа мероприятия: дата, место, список участников (с указанием ФИО, должностей и компаний), цель встречи, обсуждаемые вопросы.
Отчет о проведенном мероприятии: каких результатов достигли, о чем договорились.
И только в конце — первичные документы, подтверждающие затраты (чек из ресторана, акт на аренду зала и т.д.).

Важный лимит: В налоговом учете представительские расходы нормируются. Вы можете учесть их в сумме, не превышающей 4% от ваших расходов на оплату труда за отчетный период (квартал, год).

Общая схема работы с подотчетными суммами

Основание: Сотрудник пишет заявление на выдачу денег, либо издается приказ (например, о командировке).
Выдача: Деньги выдаются из кассы по расходному кассовому ордеру или переводятся на карту сотрудника.
Трата и сбор документов: Сотрудник тратит деньги на утвержденные цели и скрупулезно собирает все чеки и квитанции.
Отчет: По возвращении (или после выполнения задания) сотрудник заполняет авансовый отчет и прикладывает к нему все оригиналы документов.
Проверка и утверждение: Бухгалтерия проверяет отчет, руководитель его утверждает.
Окончательный расчет: Сотрудник возвращает остаток неиспользованных денег в кассу, либо компания возмещает ему перерасход, если он потратил свои личные средства с разрешения руководства.

Заключение

Работа с подотчетными суммами требует педантичности. Особенно это касается командировочных и представительских расходов. Любая неточность или отсутствие нужного документа может привести к тому, что эти затраты снимут с расходов, а на выданные суммы начислят налоги. Приучите себя и своих сотрудников к железной дисциплине в сборе и оформлении этих документов.

Хотите, чтобы учет расходов по авансовым отчетам велся четко и без ошибок?

Читайте наш блог, и не упустите ни одной важной детали в ведении бухгалтерии!

А аше приложение Cashflow360 поможет вам легко и просто создавать авансовые отчеты, прикреплять к ним сканы чеков и автоматически разносить расходы по нужным статьям. Держите подотчетные суммы под полным контролем!