Первые шаги в учете: С чего начать фиксировать операции?

Здравствуйте, отважные покорители бизнес-вершин! Вы зарегистрировали ИП или ООО, полны энтузиазма, и вот он — первый клиент, первый платеж, первая закупка. А вместе с ними и первый вопрос: как все это учитывать? Куда записывать? Какие бумажки хранить?

Многие начинающие предприниматели откладывают ведение учета «на потом», и это одна из самых коварных ловушек. Через пару месяцев хаос из чеков, выписок и переводов на личную карту становится настолько неуправляемым, что разобраться в нем кажется нереальной задачей.

Но я здесь, чтобы сказать: начать просто. Гораздо проще, чем кажется. Давайте вместе сделаем первые, самые важные шаги к финансовому порядку.

Шаг 1. Примите главную заповедь: «Фиксируй всё!»

Это золотое правило. Абсолютно каждое движение денег, связанное с вашим бизнесом, должно быть записано.

Пришла оплата от клиента — записали.
Закупили товар у поставщика — записали.
Оплатили аренду офиса — записали.
Купили канцелярию за наличные — записали.
Перевели с расчетного счета себе на карту зарплату — тоже записали.

Неважно, большая сумма или маленькая. Неважно, наличные или безнал. Если операция относится к бизнесу — она должна быть зафиксирована. Это основа, без которой все остальное не имеет смысла.

Шаг 2. Выберите свой инструмент для учета

Вам нужно место, где вы будете фиксировать все операции. Здесь есть несколько путей, от простого к профессиональному.

1. Дедовский метод: Тетрадь или блокнот

Да, обычная тетрадь в клеточку. Дешево и сердито.

Плюсы: Просто, не требует техники, осязаемо.
Минусы: Легко потерять, неудобно анализировать, высокий риск ошибок, невозможно автоматизировать.
Вердикт: Подходит на самом-самом старте, чтобы просто приучить себя к дисциплине. Но не задерживайтесь на этом этапе.

2. Цифровая классика: Excel или Google Таблицы

Это уже серьезнее. Вы создаете простую таблицу со столбцами: Дата, Сумма прихода, Сумма расхода, Назначение платежа, Контрагент, Примечание.

Плюсы: Гибко, наглядно, можно строить простые отчеты и графики, бесплатно (Google Таблицы).
Минусы: Требует самодисциплины, легко допустить ошибку в формуле и все испортить, нет автоматизации (например, интеграции с банком).
Вердикт: Отличный вариант для старта и для бизнесов с небольшим количеством операций. Позволяет понять саму логику учета.

3. Профессиональный подход: Бухгалтерское приложение или онлайн-сервис

Это специализированные программы, созданные для ведения учета, например Cashflow360.

Плюсы: Автоматизация (многие сервисы интегрируются с банками и сами загружают выписки), минимизация ошибок, автоматический расчет налогов, формирование отчетов, соответствие законодательству.
Минусы: Обычно требуют ежемесячной оплаты (но она окупается сэкономленным временем и нервами).
Вердикт: Оптимальный выбор для любого бизнеса, который планирует расти. Позволяет собственнику заниматься развитием дела, а не бухгалтерией.

Шаг 3. Собирайте «первичку»

Первичные документы (или «первичка») — это официальное подтверждение каждой вашей операции. Это доказательство для вас, ваших партнеров и, что самое важное, для налоговой инспекции.

Что такое первичка?

Чеки (кассовые и товарные) — когда вы что-то покупаете за наличные.
Акты выполненных работ / оказанных услуг — подтверждают, что вы оказали услугу, а клиент ее принял.
Товарные накладные — подтверждают передачу товара от поставщика к вам или от вас к покупателю.
Банковские выписки — показывают все движения по вашему расчетному счету.
Платежные поручения — подтверждают факт оплаты через банк.

Зачем это нужно? Если вы на УСН «Доходы минус расходы» или на ОСНО, то без первички вы не сможете учесть свои затраты и будете платить больше налогов. Например, вы купили ноутбук для работы за 80 000 рублей. Если у вас есть чек и накладная — это расход бизнеса. Если нет — это просто ваша личная покупка, и на налоги она никак не повлияет.

Совет: Заведите папку или коробку и складывайте туда абсолютно все бумажные документы. Электронные храните в отдельной папке на компьютере или в облаке.

Шаг 4. Определите систему: Что и как записывать?

Вне зависимости от выбранного инструмента, каждая ваша запись должна содержать несколько обязательных полей:

Дата: Когда прошла операция.
Сумма: Четко разделите на Приход и Расход.
Содержание операции: Что именно произошло? Максимально конкретно. Не «Оплата», а «Оплата за аренду офиса за июль 2025».
Контрагент: От кого пришли деньги или кому вы заплатили? (Например, ООО «Ромашка», ИП Иванов И.И.).
Источник денег: Откуда ушли или куда пришли деньги? (Расчетный счет, касса, корпоративная карта).

Шаг 5. Сделайте это привычкой

Самое сложное — не начать, а продолжать. Регулярность — ключ к успеху.

Идеально: Вносить операции в конце каждого рабочего дня. Это занимает 10-15 минут.
Хорошо: Раз в 2-3 дня.
Приемлемо: Раз в неделю (например, в пятницу вечером).
Плохо: Раз в месяц. Вы уже забудете суть многих операций, и это превратится в многочасовую каторгу.
Катастрофа: Раз в квартал, перед сдачей отчетности.

Выберите ритм, который вам удобен, и строго его придерживайтесь. Поставьте напоминание в календаре. Превратите учет в такой же обязательный ритуал, как проверка почты.

Заключение

Ведение учета — это не высшая математика. Это, в первую очередь, дисциплина и порядок. Начав с этих простых шагов, вы заложите крепкий фундамент для финансового здоровья вашего бизнеса. Вы будете точно знать, сколько заработали, куда потратили, и сможете принимать решения, основанные на цифрах, а не на интуиции.

Чувствуете, что готовы навести порядок в финансах? Продолжайте следить за нашим блогом! Мы поможем вам пройти путь от новичка до уверенного управленца.

Читайте нас, в будущих статьях обсудим следующие шаги!

А если вы хотите пропустить этап с тетрадками и таблицами и сразу начать вести учет как профессионал, но без лишних сложностей — попробуйте наше приложение Cashflow360. Оно создано, чтобы сделать учет простым, понятным и автоматическим. Сосредоточьтесь на бизнесе, а рутину доверьте нам!