Персонифицированная отчетность: Гайд по ЕФС-1 и новым сведениям (замена СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ)

Коллеги, добрый день! Мир бухгалтерской отчетности постоянно меняется, и одна из самых динамичных областей — это персонифицированный учет. Еще недавно мы все сдавали привычные формы СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ, но с 2023 года правила игры кардинально изменились. Эти отчеты ушли в прошлое, а на их место пришла новая, единая форма.

Многие до сих пор путаются, что и куда теперь сдавать. Цель этой статьи — разложить все по полочкам и создать актуальное руководство по персонифицированной отчетности. Давайте разберемся, как теперь отчитываться за каждого сотрудника, чтобы избежать штрафов и проблем с контролирующими органами.

Конец эпохи: почему СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ больше не существуют?

С 1 января 2023 года Пенсионный фонд (ПФР) и Фонд социального страхования (ФСС) были объединены в единый Социальный фонд России (СФР). Это повлекло за собой глобальное изменение отчетности. Вместо множества разрозненных форм (СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3, 4-ФСС) была введена единая форма — ЕФС-1.

Что касается ежемесячной формы СЗВ-М, ее аналог теперь подается не в СФР, а в Федеральную налоговую службу (ФНС).

Итак, запоминаем главное:

Отчеты о стаже и трудовой деятельности теперь — часть ЕФС-1 и сдаются в СФР.
Ежемесячные персонифицированные данные о сотрудниках теперь — отдельный отчет "Персонифицированные сведения о физических лицах" и сдается в ФНС.

Часть 1: ЕФС-1 — единый отчет для Социального фонда

Форма ЕФС-1 — это большой "конструктор", состоящий из нескольких разделов и подразделов. Вам не нужно заполнять его целиком каждый раз. Вы подаете только те разделы, для которых наступил отчетный период или произошло соответствующее кадровое событие.

Подраздел 1.2 Раздела 1 (Замена СЗВ-СТАЖ)

Этот подраздел содержит сведения о страховом стаже ваших сотрудников. Именно эта информация используется СФР для расчета будущей пенсии.

Что содержит: Периоды работы, отпусков, больничных и другие периоды, которые включаются в стаж. Также указываются коды территориальных и особых условий труда, если они есть.
На кого подавать: На всех работников по трудовым договорам, а также на исполнителей по договорам ГПХ, на вознаграждения по которым начисляются страховые взносы.
Срок сдачи: Ежегодно, до 25 января года, следующего за отчетным.
Особые случаи: Если сотрудник подает заявление на назначение пенсии, этот отчет нужно сдать в течение 3 календарных дней с даты получения заявления.

Подраздел 1.1 Раздела 1 (Замена СЗВ-ТД)

Это сведения о трудовой (иной) деятельности. Этот отчет вы сдаете при любых кадровых изменениях.

Что содержит: Информацию о приеме на работу, увольнении, переводе на другую должность, заключении или прекращении договора ГПХ.
Сроки сдачи:
- При приеме на работу и увольнении (а также при начале/окончании договора ГПХ) — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа или заключения/прекращения договора.
- При переводе на другую должность — ежемесячно, до 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошло событие.

Часть 2: "Персонифицированные сведения" — ежемесячный отчет в Налоговую

Этот отчет пришел на смену форме СЗВ-М. Несмотря на похожее название, сдается он уже в другое ведомство.

Что содержит: Персональные данные всех застрахованных лиц (ФИО, ИНН, СНИЛС) и сумму выплат, начисленных в их пользу за отчетный месяц.
На кого подавать: На всех, кому вы начисляли выплаты в отчетном месяце, включая работников по трудовым договорам и исполнителей по ГПХ. Если выплат не было, сотрудника все равно нужно включить в отчет, проставив прочерки в суммовых полях.
Срок сдачи: Ежемесячно, до 25-го числа месяца, следующего за отчетным.

Кейс: Бухгалтер ООО "Прогресс" готовит отчетность за июнь 2025 года.

10 июня был принят на работу новый маркетолог. Бухгалтер не позднее 11 июня сдал в СФР форму ЕФС-1 с заполненным Подразделом 1.1.
До 25 июля бухгалтер должен:
- Сдать в ФНС "Персонифицированные сведения о физических лицах" за июнь, включив в него всех сотрудников, в том числе нового маркетолога.
- Сдать в СФР Расчет по страховым взносам (РСВ) за полугодие.
До 25 января 2026 года бухгалтер сдаст в СФР ЕФС-1 с заполненным Подразделом 1.2 (сведения о стаже) на всех сотрудников за 2025 год.

Заключение

Персонифицированная отчетность стала сложнее из-за разделения потоков данных между СФР и ФНС. Важно четко понимать, какой отчет, куда и в какие сроки сдавать.

Краткая памятка:

Кадровые события (прием, увольнение) → ЕФС-1 в СФР → Сразу (на след. день).
Данные о сотрудниках за месяц → Перс. сведения в ФНС → Ежемесячно до 25 числа.
Данные о стаже за год → ЕФС-1 в СФР → Ежегодно до 25 января.

Ошибки в этих отчетах могут привести не только к штрафам для компании, но и к проблемам у ваших сотрудников с назначением пенсий и пособий.

Чувствуете, что тонете в отчетности?

Современные облачные сервисы могут взять на себя рутину и автоматизировать формирование отчетов. Cashflow360 поможет вам не пропустить ни одного срока и подготовить корректные данные для бухгалтера.

➡️ Упростите свою финансовую жизнь с Cashflow360!

Читайте наш блог, чтобы всегда быть в курсе последних изменений в законодательстве и получать полезные советы по ведению бизнеса!