Наличные или безналичные? Как правильно учитывать разные потоки денег

Здравствуйте, друзья-предприниматели! В прошлый раз мы договорились фиксировать абсолютно все финансовые операции. Сегодня давайте углубимся в эту тему и разберемся, как правильно учитывать деньги в зависимости от их формы. Ведь наличные в кассе и деньги на расчетном счете — это, с точки зрения учета и закона, две большие разницы.

Смешивание этих потоков или их неверный учет — одна из самых частых причин штрафов и проблем с налоговой. Давайте разложим все по полочкам.

Поток 1: Безналичные расчеты — порядок и прозрачность

Это самый простой, прозрачный и предпочтительный для государства способ ведения расчетов. Сюда относятся все деньги, которые приходят на ваш расчетный счет или уходят с него.

Что сюда входит?

Оплаты от клиентов (юрлиц и ИП) по выставленным счетам.
Поступления через торговый эквайринг (когда клиенты платят картой через терминал в вашем магазине).
Поступления через интернет-эквайринг (оплаты картами на вашем сайте).
Все ваши платежи поставщикам, подрядчикам, налоги и зарплаты, сделанные с расчетного счета.

Как учитывать? Основа учета безналичных операций — это банковская выписка. Это ваш главный первичный документ. В ней уже зафиксированы дата, сумма, контрагент и назначение каждого платежа.

Ваша задача — регулярно (в идеале, ежедневно) переносить данные из банковской выписки в вашу систему учета (будь то Excel-таблица или бухгалтерское приложение).

Важный нюанс про эквайринг: Когда клиент платит картой, деньги на ваш счет поступают не сразу, а через 1-3 дня, и обычно за вычетом комиссии банка. Например, клиент заплатил 1000 рублей. На счет вам придет 980 рублей (20 рублей — комиссия). В учете доходов вы должны отразить всю 1000 рублей, а 20 рублей учесть как расход на услуги банка.

Плюсы безнала:

Прозрачность: Все операции задокументированы банком.
Простота учета: Не нужно возиться с наличными и кассовыми документами.
Безопасность: Деньги защищены банком.

Минусы:

Банковские комиссии за обслуживание счета и эквайринг.
Не все клиенты (особенно в рознице) предпочитают платить картой.

Поток 2: Наличные расчеты — строгая дисциплина

Работа с наличными деньгами требует гораздо большего внимания и строгого соблюдения правил, которые называются кассовой дисциплиной.

Что сюда входит?

Оплата от клиентов наличными в вашем магазине, офисе, салоне.
Снятие наличных с расчетного счета для нужд бизнеса (например, на закупку канцтоваров).
Выдача денег под отчет сотрудникам.

Как учитывать? Здесь все сложнее. Просто положить деньги в ящик стола нельзя.

Применение онлайн-кассы (ККТ). По закону (54-ФЗ) почти все предприниматели, принимающие наличные (и даже платежи картами от физлиц), обязаны использовать контрольно-кассовую технику. Когда клиент платит, вы должны пробить кассовый чек. Данные с этого чека автоматически уходят в налоговую.
Кассовая книга. Все операции с наличными (приход и расход) должны отражаться в кассовой книге. На основе чеков и других документов оформляются приходные (ПКО) и расходные (РКО) кассовые ордера.
Лимит остатка кассы. Организации (ООО) должны установить лимит — максимальную сумму наличных, которая может оставаться в кассе на конец рабочего дня. Все, что сверх лимита, нужно сдавать в банк. Для малых предприятий и ИП это правило не обязательно, но рекомендуется для порядка.

Плюсы налички:

Скорость: Деньги у вас в руках сразу.
Удобство для некоторых клиентов.

Минусы:

Сложный учет: Нужно соблюдать кассовую дисциплину, вести кассовую книгу, оформлять ПКО и РКО.
Риски: Риск кражи, ошибок кассира, получения фальшивых купюр.
Затраты на ККТ: Покупка или аренда онлайн-кассы, ее обслуживание, договор с оператором фискальных данных (ОФД).

Главная ошибка: Смешивать бизнес и личные деньги

Это касается в первую очередь индивидуальных предпринимателей. У ИП часто возникает соблазн платить за бизнес-расходы с личной карты или, наоборот, брать деньги из кассы на личные нужды. Так делать категорически нельзя!

Почему?

Теряется прозрачность учета. Вы перестаете понимать, где деньги бизнеса, а где ваши. Сколько вы на самом деле заработали? Какова реальная рентабельность? Ответить на эти вопросы становится невозможно.
Проблемы с налоговой. Если вы на УСН «Доходы минус расходы» или ОСНО, вы не сможете подтвердить расходы, оплаченные с личной карты, без специального оформления. А если налоговая увидит на вашем личном счете регулярные поступления, она может счесть их вашим доходом и доначислить налоги.
Юридические риски для ООО. В ООО деньги на счете принадлежат компании, а не учредителю. Просто так взять их нельзя — это можно сделать только через дивиденды (с уплатой налогов) или зарплату.

Как правильно?

Заведите для бизнеса отдельный расчетный счет и отдельную бизнес-карту.
Все бизнес-расходы оплачивайте только с них.
Если нужны деньги на личные цели, переведите их с расчетного счета на личную карту с назначением платежа «Перевод собственных средств индивидуального предпринимателя». Эта операция не облагается налогом.

Заключение

Правильный учет наличных и безналичных потоков — это не прихоть бухгалтеров, а залог вашей финансовой безопасности и ясного понимания дел в бизнесе.

Безнал — ваш друг. Он прост и прозрачен. Его основа — банковская выписка.
Наличные — требуют дисциплины. Их основа — онлайн-касса и кассовая книга.
Личное и бизнес — должны жить раздельно. Это аксиома.

Начните с малого: разделите потоки и аккуратно фиксируйте каждую операцию в соответствии с ее природой.

Хотите узнать больше о тонкостях учета и избежать досадных ошибок? Наш блог — ваш надежный проводник в мире финансов.

А если вы ищете инструмент, который сам разберется, где наличные, а где безнал, интегрируется с банком и онлайн-кассой и сведет все в понятный отчет, — попробуйте наше приложение Cashflow360. Оно создано, чтобы вы думали о бизнесе, а не о кассовой дисциплине. Наведите порядок в финансах в несколько кликов!