Какие документы нужно собирать с самого начала? Организация хранения

На старте бизнеса все мысли заняты продуктом, клиентами и маркетингом. Кажется, что подписание каких-то актов, сбор чеков и раскладывание счетов по папкам — это скучная рутина, которую можно отложить на потом. Это одна из самых опасных ловушек для начинающего предпринимателя.

Как бухгалтер, я видела десятки ситуаций, когда из-за отсутствия одного-единственного документа компания теряла сотни тысяч рублей на налогах или получала внушительные штрафы. Правило простое: если вы не можете документально подтвердить расход, для налоговой инспекции этого расхода не было.

Давайте разберемся, какой минимальный набор документов должен быть у каждого бизнеса, как навести в них порядок без лишних усилий и сколько лет спать спокойно, зная, что ваш бумажный и электронный тыл надежно прикрыт.

Что такое "первичка" и почему за ней нужно охотиться?

В бухгалтерском мире есть волшебное слово — "первичка". Это сленговое название первичных учетных документов. Проще говоря, это любое документальное свидетельство того, что в вашем бизнесе что-то произошло: вы получили деньги, заплатили поставщику, отгрузили товар.

Первичный документ — это юридическое и финансовое основание любой операции. Без него запись в вашей учетной системе — просто цифры. С ним — неоспоримый факт.

Золотое правило бухгалтерии: Нет документа — нет операции. Вы можете на словах договориться о чем угодно, но для налоговой, банков и судов значение имеют только бумаги (или их электронные аналоги).

Ключевые документы, которые нужно собирать с первого дня

Чтобы не запутаться, разделим все документы на логические группы.

1. Документы, подтверждающие ваши ДОХОДЫ

Это все, что вы выставляете своим клиентам.

Договор: Основа основ ваших отношений с клиентом. Прописывает условия, сроки, стоимость.
Счет на оплату: Документ, на основании которого вам платят. Сам по себе он не подтверждает факт оказания услуги или отгрузки товара.
Акт выполненных работ / оказанных услуг: Ключевой документ для сферы услуг! Подписывая его, клиент соглашается, что вы выполнили свои обязательства, и у него нет к вам претензий.
Товарная накладная (ТОРГ-12) или Универсальный передаточный документ (УПД): Аналог акта для продажи товаров. Подтверждает факт передачи товара от вас к покупателю. УПД удобнее, так как может заменять собой и накладную, и счет-фактуру.
Кассовые чеки: Если вы принимаете оплату наличными или картой от физлиц, вы обязаны использовать онлайн-кассу и выдавать чеки.

2. Документы, подтверждающие ваши РАСХОДЫ

Это все, что вы получаете от своих поставщиков и подрядчиков. Собирайте их с особой тщательностью!

Договоры с поставщиками.
Входящие счета, акты, накладные, УПД: Зеркальное отражение документов из предыдущего пункта. Не заплатили за услугу, пока не подписали акт. Не приняли товар, пока не получили накладную.
Кассовые и товарные чеки: Если вы или ваши сотрудники покупаете что-то для нужд бизнеса за наличные (канцтовары, бензин, материалы), чек — это единственный способ подтвердить расход. Важно: просите у продавца именно кассовый чек, а не просто бумажку с суммой.
Авансовые отчеты: Если вы выдали сотруднику деньги под отчет, он должен отчитаться за них, приложив все чеки и квитанции.

3. Документы по движению денежных средств

Банковская выписка: Самый главный документ, отражающий все движения по вашему расчетному счету. Ее нужно регулярно скачивать из интернет-банка и хранить.
Платежные поручения ("платежки"): Подтверждают факт отправки денег с вашего счета.

4. Кадровые документы (если есть хотя бы один сотрудник)

Трудовой договор.
Приказы: о приеме на работу, об увольнении, о предоставлении отпуска и т.д.
Табель учета рабочего времени.
Документы по расчету и выплате зарплаты.

Организация хранения: Порядок в бумагах — порядок в голове

Итак, вы собрали кипу документов. Что с ней делать? Есть два основных подхода.

Вариант 1: Классический бумажный архив

Старый добрый метод, который все еще актуален, так как некоторые документы по закону требуют бумажного хранения.

Как организовать:

Купите папки-регистраторы. Это лучшие друзья бухгалтера.
Определите принцип сортировки. Самый простой и надежный — хронологический и по контрагентам/типам.
Создайте систему папок. Например:
- Папка "Банк 2025": сюда подшиваете все банковские выписки по порядку.
- Папка "Акты от поставщиков 2025 (Январь-Июнь)": сюда складываете все акты от тех, кому платили вы.
- Папка "Акты для клиентов 2025 (Январь-Июнь)": здесь хранятся вторые экземпляры актов, подписанные вашими клиентами.
- Отдельные папки для кадровых и учредительных документов.
Подписывайте папки! Укажите год, тип документов и период. Через два года вы скажете себе за это спасибо.

Вариант 2: Современный электронный архив

Сканы бумажных документов и электронный документооборот (ЭДО).

Как организовать:

Создайте логичную структуру папок на вашем компьютере или в облачном хранилище (Google Drive, Яндекс.Диск и т.д.). Структура может повторять бумажный архив: Год -> Тип документа -> Контрагент.
Придумайте единый формат для названий файлов. Это критически важно для быстрого поиска. Например: ГГГГ-ММ-ДД_ТипДокумента_Контрагент_Сумма.pdf (2025-07-01_Акт_ООО-Ромашка_15000.pdf).
Регулярно делайте резервные копии (бэкапы)! Облачные сервисы делают это автоматически, но дополнительная копия на внешнем жестком диске никогда не повредит.
Переходите на ЭДО. Системы вроде Контур.Диадок или СБИС позволяют обмениваться с контрагентами юридически значимыми электронными документами. Такие документы не нужно печатать, они уже являются оригиналами. Это экономит время, деньги на бумагу и место в архиве.

Гибридный подход — лучший выбор. Важные оригиналы (договоры, учредительные документы) храните в бумаге, а всю текущую первичку — в цифре, используя сканы и ЭДО.

Сколько хранить этот архив?

Закон устанавливает четкие сроки.

Тип документа	Срок хранения
Документы налогового и бухгалтерского учета (акты, накладные, счета-фактуры, КУДИР)	Не менее 5 лет
Кадровые документы (трудовые договоры, приказы о приеме/увольнении)	50 лет (если созданы после 2003 г.)
Банковские выписки	Не менее 5 лет
Учредительные документы (устав, решение о создании)	Постоянно (пока существует компания)

Важно: Срок отсчитывается после окончания года, в котором документ использовался для отчетности в последний раз. То есть, документы за 2024 год нужно хранить минимум до конца 2029 года.

Наведение порядка в документах — это не разовая акция, а постоянный процесс. Сделайте его своей привычкой. Поверьте, когда через три года к вам придет налоговый инспектор с запросом, вы будете безмерно благодарны себе сегодняшнему за аккуратно организованные папки и файлы.

Хотите узнать больше о тонкостях документооборота и учета? Мы готовим для вас еще много полезных материалов. Следите за нашим блогом, чтобы не пропустить!

А если вы мечтаете о том, чтобы документы создавались и систематизировались почти без вашего участия, попробуйте наше приложение Cashflow360. Оно поможет автоматизировать рутину и освободит ваше время для действительно важных бизнес-задач.