Как правильно выставлять счета и акты? Оформление первичных документов

Здравствуйте, уважаемые предприниматели! Мы уже говорили о том, как важно фиксировать все операции и разделять денежные потоки. Сегодня мы разберем «инструменты» этой фиксации — первичные документы. Счет, акт, накладная — эти слова должны стать для вас такими же привычными, как «прибыль» и «расходы».

Правильное оформление этих документов — это ваша главная защита в любых спорах с клиентами и основной аргумент при общении с налоговой. Давайте научимся делать это грамотно.

Документ №1: Счет на оплату — «Пожалуйста, заплатите»

Назначение: Счет — это не строго обязательный бухгалтерский документ, а скорее элемент делового этикета. Это ваше предложение клиенту (оферта) оплатить конкретный товар или услугу по указанным реквизитам. Именно на основании счета клиент делает вам платеж.

Ключевые реквизиты счета:

Номер и дата составления. Нумерация должна быть последовательной, чтобы вы сами не запутались.
Ваши реквизиты (Поставщик):
- Полное наименование (например, ООО «Вектор» или ИП Иванов Иван Иванович).
- ИНН/КПП (для ООО) или ИНН (для ИП).
- Банковские реквизиты: Название банка, БИК, Расчетный счет (р/с), Корреспондентский счет (к/с). Без них клиент просто не сможет вам заплатить.
Реквизиты клиента (Покупатель): Наименование и ИНН/КПП.
Таблица с товарами/услугами:
- Наименование (что именно вы продаете?).
- Количество (шт, час, услуга).
- Единица измерения.
- Цена за единицу.
- Сумма по каждой позиции.
Итоговая сумма к оплате. Часто ее дублируют прописью.
Информация об НДС. Если вы работаете на ОСНО, вы выделяете сумму НДС. Если на УСН, Патенте или НПД — обязательно пишете «Без НДС». Это критически важно!
Подпись руководителя/ИП и печать (если она у вас есть и используется).

Лайфхак: Счет можно сделать счетом-офертой, добавив в него условия поставки, сроки и другие важные детали. В некоторых случаях такой документ может заменить полноценный договор.

Документ №2: Акт выполненных работ (оказанных услуг) — «Работа сделана»

Назначение: Это закрывающий документ. Он подтверждает, что услуга оказана в полном объеме, а клиент ее принял и не имеет претензий. Именно на дату подписания акта вы (если работаете по методу начисления) признаете у себя в учете доход, а ваш клиент — расход.

Обязательные реквизиты (согласно закону о бухучете 402-ФЗ):

Название документа: «Акт выполненных работ» или «Акт оказанных услуг».
Дата составления.
Наименование вашей организации (Исполнитель) и организации клиента (Заказчик).
Содержание факта хозяйственной жизни: Подробное описание оказанных услуг (например, «Создание сайта по договору №5 от 15.06.2025»).
Величина измерения: Стоимость услуг в денежном выражении.
Должности, ФИО и подписи ответственных лиц с обеих сторон.

Самое важное: На акте должны стоять две подписи — ваша и вашего клиента. Акт, подписанный только вами, не имеет юридической силы и не подтверждает факт оказания услуги.

Документ №3: Товарная накладная — «Товар передан»

Назначение: Это аналог акта, но для товаров. Накладная подтверждает факт передачи товарно-материальных ценностей от продавца к покупателю. На ее основании продавец списывает товар со склада, а покупатель — принимает его на учет.

Формы: Чаще всего используют унифицированную форму ТОРГ-12 или УПД (Универсальный передаточный документ). УПД удобнее, так как может заменять собой и накладную, и счет-фактуру (документ для учета НДС).

Ключевые реквизиты схожи с актом, но с товарной спецификой:

Информация о грузоотправителе и грузополучателе.
Подробный перечень товаров: наименование, артикул, сорт, количество, цена, сумма.
Информация об НДС.
Подписи ответственных лиц, которые товар отпустили и приняли.

Как и в случае с актом, подпись покупателя на накладной — обязательна! Она подтверждает, что он получил товар.

Частые ошибки, которых нужно избегать

Отсутствие обязательных реквизитов. Забыли указать ИНН или дату — документ могут признать недействительным.
Неправильные формулировки. Вместо «Консультационные услуги по маркетингу за июль» пишут просто «За услуги». Налоговая может придраться к такой неконкретной формулировке.
Отсутствие подписи клиента. Самая грубая ошибка. Без подписи второй стороны ваш акт или накладная — просто бумажка.
Потеря документов. По закону вы обязаны хранить первичные документы не менее 5 лет. Потеря может грозить штрафами и проблемами с подтверждением расходов.

Электронный документооборот (ЭДО) — будущее, которое уже здесь

Все больше компаний переходят на ЭДО. Это системы, которые позволяют обмениваться юридически значимыми документами (счетами, актами, накладными) в электронном виде. Документы подписываются квалифицированной электронной подписью (КЭП) и имеют такую же силу, как и бумажные оригиналы с печатью.

Плюсы ЭДО:

Скорость: Документ доставляется за секунды.
Экономия: Не нужно тратиться на бумагу, печать и курьерскую доставку.
Надежность: Документ не потеряется и хранится в архиве.

Заключение

Работа с первичными документами — это не бюрократия, а гигиена бизнеса. Аккуратное и своевременное оформление счетов, актов и накладных защитит вас от кассовых разрывов (когда клиенты не платят вовремя), претензий со стороны налоговой и споров с контрагентами. Выработайте в себе эту полезную привычку с первого дня работы.

Хотите быть уверены, что ваши документы всегда в порядке? В нашем блоге мы продолжим делиться практическими советами по ведению учета.

Читайте нас, чтобы строить свой бизнес на прочном фундаменте!

А если вы хотите автоматизировать создание и отправку документов, попробуйте наше приложение Cashflow360. Оно само заполнит реквизиты, присвоит номер, подставит нужные позиции и отправит счет клиенту. Экономьте время на рутине и посвятите его развитию своего дела!