Инвентаризация: Зачем нужна и как проводится (для товарных запасов, основных средств)

Здравствуйте, рачительные хозяева своего дела! Сегодня мы поговорим о процедуре, которую многие не любят, считают нудной и долгой, но которая является абсолютно незаменимой для любого бизнеса, владеющего имуществом. Речь пойдет об инвентаризации.

Простыми словами, инвентаризация — это сверка того, что у вас числится «на бумаге» (в вашей учетной системе), с тем, что есть в реальности на полках, на складе и в офисе. Это момент истины, который показывает реальное положение дел.

Зачем вообще нужна инвентаризация?

Многие думают, что инвентаризация нужна только для того, чтобы ловить воров. Это важная, но далеко не единственная ее цель.

Обеспечение достоверности учета. Это главная цель. Ваши финансовые отчеты будут правдивыми только в том случае, если данные в них соответствуют реальности. Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности проведение инвентаризации обязательно по закону.
Выявление недостач и излишков. Вы можете обнаружить, что часть товара испортилась, потерялась или была украдена (недостача). Или, наоборот, найти товар, который по какой-то причине не был учтен (излишки).
Борьба с неликвидами. В процессе пересчета вы можете найти товары, которые лежат мертвым грузом уже несколько лет. Они залежались, вышли из моды, у них истекает срок годности. Это сигнал к тому, что нужно срочно устраивать распродажу, чтобы вернуть хотя бы часть вложенных денег.
Контроль условий хранения. Инвентаризация позволяет оценить, в каком состоянии находятся ваши активы. Не ржавеет ли оборудование? Не отсырели ли коробки с товаром?
Наведение порядка. Это просто отличный способ навести порядок на складе и в помещениях, разложить все по своим местам.

Что подлежит инвентаризации?

Сверять можно практически все активы и обязательства, но чаще всего говорят о двух группах:

Товарно-материальные ценности (ТМЦ): Это самое очевидное. Сюда входят товары для перепродажи, сырье и материалы для производства, готовая продукция на складе.
Основные средства (ОС): Это имущество, которое используется в бизнесе больше года. Например: компьютеры, офисная мебель, станки, автомобили, торговое оборудование. Здесь проверяется не только физическое наличие, но и техническое состояние объекта.

Кроме того, инвентаризировать можно кассу (пересчет наличных), и даже расчеты с контрагентами (для этого мы используем акты сверки, о которых говорили в прошлой статье).

Как проводится инвентаризация: Пошаговый план

Процесс строго регламентирован, и лучше придерживаться этого порядка.

Шаг 1: Подготовка

Приказ. Руководитель издает приказ о проведении инвентаризации. В нем назначаются сроки, состав инвентаризационной комиссии (обычно не менее 3 человек) и указывается, что именно будет проверяться.
Подготовка данных. Бухгалтерия готовит учетные данные — ведомости с перечнем и количеством активов, которые должны быть в наличии на дату инвентаризации. Эти данные комиссии до начала пересчета не показывают, чтобы избежать предвзятости.

Шаг 2: Физический пересчет

«Закрытие» объекта. На время инвентаризации склад или магазин обычно закрывают для приема и отпуска товаров, чтобы данные не менялись в процессе.
Подсчет. Комиссия в присутствии материально-ответственного лица (например, кладовщика) начинает физически пересчитывать, взвешивать или измерять все имущество.
Заполнение описи. Результаты заносятся в инвентаризационную опись. В ней указывается фактическое наличие активов.

Шаг 3: Сверка и выявление результатов

Сравнение. Данные из инвентаризационной описи (факт) сравниваются с данными бухгалтерского учета (план).
Составление сличительной ведомости. Если есть расхождения, составляется сличительная ведомость, где наглядно отражаются все излишки и недостачи по каждой позиции.

Шаг 4: Оформление итогов

Объяснения. Материально-ответственное лицо пишет объяснительную записку по поводу всех расхождений.
Принятие решений. Руководитель решает, что делать с результатами:
- Излишки должны быть оприходованы (поставлены на учет по рыночной стоимости). Это, кстати, ваш внереализационный доход, с которого нужно будет заплатить налог.
- Недостачу в пределах норм естественной убыли (например, усушка, утруска) списывают на расходы.
- Недостачу сверх норм относят на виновных лиц (если они установлены) или, если виновных нет, также списывают на расходы (но уже не уменьшающие налог на прибыль).
Приказ об утверждении результатов. Издается итоговый приказ, и бухгалтер вносит все изменения в учетную систему.

Как часто нужно проводить инвентаризацию?

Обязательно: Минимум один раз в год, перед составлением годовой бухгалтерской отчетности.
Рекомендуется: Чаще, если у вас большой оборот товаров или дорогие активы. Например, раз в квартал или даже раз в месяц. Внезапные инвентаризации — тоже отличный инструмент контроля.

Заключение

Не смотрите на инвентаризацию как на наказание. Это мощный управленческий инструмент. Она дает вам самую честную и объективную картину состояния ваших активов. Регулярное проведение инвентаризации поможет вам сократить потери, оптимизировать запасы, улучшить контроль и, в конечном счете, принимать более взвешенные решения для развития вашего бизнеса.

Хотите, чтобы данные для сверки всегда были у вас под рукой в актуальном состоянии? Наш блог поможет вам и дальше наводить порядок в учете.

Читайте полезные материалы!

Начните управлять своим имуществом эффективно!

А для ведения финансов исользуйте наше приложение Cashflow360!