6-НДФЛ: Как правильно отчитаться по доходам сотрудников в 2025 году

Добрый день, уважаемые предприниматели и бухгалтеры! Сегодня мы поговорим об одном из самых важных и строгих отчетов для любого налогового агента — форме 6-НДФЛ. Если вы выплачиваете доходы физическим лицам (будь то зарплата сотрудникам или вознаграждение подрядчику), вы обязаны исчислять, удерживать и перечислять в бюджет налог на доходы физических лиц (НДФЛ), а также отчитываться по нему.

Отчет 6-НДФЛ — это основной инструмент контроля со стороны ФНС. Любые расхождения с другими отчетами (например, РСВ) или ошибки в заполнении могут привести к камеральным проверкам и штрафам. Давайте детально разберем, как работать с этой формой в 2025 году.

Что такое 6-НДФЛ и кто его сдает?

6-НДФЛ — это ежеквартальный расчет, в котором налоговые агенты (работодатели и заказчики услуг) показывают, сколько дохода они выплатили физическим лицам, сколько НДФЛ исчислили, удержали и перечислили в бюджет.

Кто сдает отчет?

Все организации (ООО, ПАО и т.д.), у которых есть наемные сотрудники или исполнители-физлица по договорам ГПХ.
Индивидуальные предприниматели (ИП), которые производят выплаты другим физическим лицам.

Важно: ИП не сдает 6-НДФЛ по доходам, которые он получает от своей предпринимательской деятельности. Отчет касается только тех сумм, которые он выплачивает другим.

Новые правила: уведомления и сроки уплаты

Прежде чем говорить о самом отчете, нужно понять логику, которая действует с 2024 года. Теперь НДФЛ уплачивается дважды в месяц, и по каждому платежу нужно подавать уведомление об исчисленных суммах налогов.

За период с 1 по 22 число месяца:
- Подать уведомление — до 25 числа текущего месяца.
- Заплатить налог — до 28 числа текущего месяца.
За период с 23 по последнее число месяца:
- Подать уведомление — до 3 числа следующего месяца.
- Заплатить налог — до 5 числа следующего месяца.

Эти уведомления и платежи — основа для заполнения отчета 6-НДФЛ.

Структура отчета 6-НДФЛ

Расчет состоит из титульного листа и двух основных разделов.

Раздел 1: Сведения об обязательствах налогового агента

Этот раздел отражает суммы НДФЛ, которые подлежат перечислению в бюджет за последний квартал отчетного периода. Он заполняется на основании поданных вами уведомлений.

Ключевые строки:

Стр. 020: Общая сумма НДФЛ, подлежащая перечислению с начала года.
Стр. 021-026: Разбивка удержанного налога по шести срокам перечисления в квартале. Именно сюда попадают данные из ваших ежемесячных уведомлений.
Стр. 030: Сумма НДФЛ, возвращенная налоговым агентом (например, при предоставлении имущественного вычета).

Раздел 2: Расчет исчисленных и удержанных сумм НДФЛ

Этот раздел заполняется нарастающим итогом с начала года. Он показывает общую картину ваших расчетов с физлицами.

Ключевые строки:

Стр. 110: Сумма начисленного дохода всем физическим лицам.
Стр. 120: Количество физических лиц, получивших доход.
Стр. 131: Налоговая база.
Стр. 140: Сумма исчисленного НДФЛ.
Стр. 160: Сумма удержанного НДФЛ.
Стр. 170: Сумма налога, которую вы не смогли удержать (например, при выплате дохода в натуральной форме).

Важно: Данные в Разделе 2 должны сходиться с данными из Раздела 1 и с вашими бухгалтерскими регистрами. ФНС автоматически сверяет эти показатели.

Сроки сдачи 6-НДФЛ

Отчет сдается ежеквартально:

За I квартал — до 25 апреля.
За полугодие — до 25 июля.
За 9 месяцев — до 25 октября.
За год — до 25 февраля следующего года.

Годовой отчет сдается вместе с приложением — Справкой о доходах и суммах налога физического лица (бывшая 2-НДФЛ) на каждого человека, получившего от вас доход.

Практический пример

ИП Смирнов имеет одного сотрудника с зарплатой 60 000 руб. (выплачивается 5-го и 20-го числа).

20 июня он выплатил аванс 30 000 руб. и удержал НДФЛ 3 900 руб.
До 25 июня он подал уведомление на 3 900 руб.
До 28 июня он заплатил 3 900 руб. в бюджет.
5 июля он выплатил остаток зарплаты 30 000 руб. и удержал НДФЛ 3 900 руб.
До 5 июля он подал уведомление на 3 900 руб.
До 8 июля он заплатил 3 900 руб. в бюджет.

При заполнении 6-НДФЛ за полугодие эти суммы отразятся в Разделе 1 по соответствующим срокам перечисления, а в Разделе 2 — в общих суммах дохода и налога нарастающим итогом.

Заключение

6-НДФЛ — это отчет, требующий максимальной внимательности и аккуратности. Ключ к его успешной сдаче — это своевременная и корректная подача уведомлений и уплата налога в течение квартала. Любая ошибка в "текучке" неизбежно приведет к проблемам в квартальном отчете.

Используйте чек-листы и бухгалтерские программы для отслеживания сроков и сумм. Это поможет избежать досадных ошибок и сэкономит ваше время и нервы при общении с налоговой.

Хотите автоматизировать расчеты и всегда быть в курсе сроков?

Сервис Cashflow360 создан, чтобы упростить финансовый менеджмент для предпринимателей. Он поможет контролировать денежные потоки и вовремя напомнит о необходимости подать уведомление и сдать отчетность.

➡️ Наведите порядок в финансах и налогах с Cashflow360!

Читайте наш блог — мы помогаем разбираться в самых сложных вопросах бухгалтерии простым языком!